Benchmarking é a busca sistemática e contínua de avaliação das melhores práticas na indústria que conduzem ao desempenho superior (em termos de produtos, serviços, processos de trabalho e idéias inovadoras) nas organizações que são vistas como modelos nestes aspectos com a finalidade de comparar desempenhos e identificar oportunidades de melhoria da organização observadora.
Enquanto o Benchmarking é o processo de identificação de referenciais de excelência entre dois ou mais sistemas e suas medidas de performance, o Benchmark é o referencial de excelência em si. A origem do termo Benchmark parece estar nas marcas de referência usadas nas medições topográficas e poderia ser traduzido como "ponto de referência", "termo de comparação" ou "padrão para avaliações".
Apesar do seu neologismo, "Benchmarking" é mais do que uma simples combinação de palavras - exprime toda uma filosofia. Este processo não se limita na simples identificação das melhores práticas, mas, principalmente, na sua divulgação através das diversas técnicas do Marketing. É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma empresa examina como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função semelhante. É uma ferramente de gestão muito utilizada.
Qualquer tipo de organização pode praticar o Benchmarking (pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte). E qualquer tipo de organização pode servir de Benchmark (concorrentes ou não), desde que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas. É um processo de pesquisa e aprendizagem organizacional, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva através da facilitação, estimulação e implementação de mudanças que levem a melhorias significativas nos processos e resultados. Faz uso de pontos de referências que funcionam em vez de criar algo novo a partir do zero. O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional grande junto às equipes.
Este processo é feito de duas maneiras:
1 – Identificando resultados excelentes, geralmente mensurados através de métricas ou indicadores. Tais resultados servem de estímulo para os esforços de melhoria e dão uma garantia que, através de esforços inteligentes, tais resultados poderão ser igualados.
2 – Identificando as chamadas melhores práticas que, geralmente com alguma adaptação à cultura e às peculiaridades da organização, podem servir de referência para uma mudança que leve a melhores resultados.
OS PRINCÍPIOS DO BENCHMARKING
O benchmarking não é…
- Um evento isolado
- Uma investigação que fornece respostas simples e "receitas"
- Cópia, imitação
- Rápido e fácil
O benchmarking é…
- Um processo contínuo
- Uma investigação que fornece informações valiosas
- Um processo de aprendizagem com outros
- Um trabalho intensivo, consumidor de tempo, que requer disciplina
- Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a qualquer processo
O Benchmarking não é um método aleatório de recolher informação, mas trata-se de um processo sistemático estruturado etapa a etapa, com o objetivo de avaliar os métodos de trabalho no mercado. Os outputs deste processo proporcionam às empresas comparar os seus produtos, serviços e métodos de trabalho com os das organizações representantes das melhores práticas.
O Benchmarking é um processo gerencial permanente, que requer atualização constante da coleta e análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões e de comunicações em todos os níveis da empresa. Um processo que obriga ao teste constante das ações internas em relação aos padrões externos das práticas da indústria.
O Benchmarking é um processo de descoberta e de uma experiência de aprendizagem. Exige a identificação das melhores práticas e a projeção do desempenho futuro. A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor em tudo. Então, "copiar" criativamente modelos de outras empresas significa "economizar" tempo e trabalho. Por definição, as "cópias" nunca serão iguais. Haverá sempre ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a "evolução" da idéia original.
TIPOS DE BENCHMARKING
Benchmarking competitivo
Caracteriza-se por ter como alvo específico as práticas dos concorrentes. Na prática, é o menos usual uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a facilitar dados que estão ligados diretamente com a sua atividade à concorrência. Por isso muitas vezes é necessário contratar uma consultora externa para obter informações sobre o Benchmarking Competitivo.
Benchmarking interno
A procura pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização pessoal interna. A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.
Benchmarking genérico
Ocorre quando o Benchmarking é baseado num processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido até a entrega do produto ao cliente. É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e a ser mais verdadeiras.
Benchmarking funcional
Baseado numa função específica, que pode existir ou não na própria organização e serve para trocarmos informações acerca de uma atividade bem definida como, por exemplo, a distribuição, o faturamento ou embalagem. Alguns autores vinculam o conceito de benchmarking funcional ao benchmarking genérico, pela possibilidade dos mesmos serem utilizados sem se levar em consideração a concorrência direta da organização que aprende ou patrocina o estudo e a organização "investigada".
METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÃO
O processo de implementação está dividido em cinco fases, que por sua vez, estão subdivididas em atividades e estas em tarefas. As cinco fases deste processo, são:
1- Planejamento
A) Identificação do item
B) Obtenção do apoio da Direção
C) Desenvolvimento do sistema de medida
D) Desenvolvimento do plano de coleta de informação
E) Revisão dos planos
F) Caracterização do item
2- Coleta interna de informação
A) Coleta e Análise de Informação Publicada Internamente
B) Seleção de potenciais parceiros internos
C) Caracterização do item em cada parceiro
D) Coleta Interna de Dados
E) Realização de visitas aos parceiros
3- Coleta externa de informação
Como já foi dito, as atividades constituintes desta fase são uma repetição das descritas na fase anterior, e estão divididas para efeitos de concepção em duas grandes atividade:
A) Coleta de informação publicada externamente
B) Coleta de dados externos
4- Melhoria do desempenho do item
Esta fase não é mais do que decidir quais as melhores práticas a aplicar. Sua metodologia de implementação é crítica, pois requer análises muito cuidadosas de grande quantidade de informação recolhida, bem como a interpretação dos elementos no contexto da organização. Envolve:
A) Identificação das Ações Corretivas
B) Desenvolvimento do Plano de Implementação
C) Obtenção da Aprovação da Solução
D) Implementação e Verificação da Solução
5- Melhoria contínua
Nesta altura, após terem sido alcançados os objetivos a que se propusera, a organização tem duas alternativas: direcionar os esforços para a melhoria de outro item e nada fazer pelo primeiro ou continuar a trabalhar na melhoria do desempenho do item. Quando se abandonam os esforços de melhoria contínua, o melhor que pode acontecer é que o desempenho se mantenha estável. No entanto, as organizações concorrentes poderão estar a trabalhar em melhoria contínua, o que vai provocar, num futuro próximo, um novo desvio negativo no desempenho do item. É claro que é preferível continuar os esforços de melhoria do item, e para tal deverão ser realizadas duas atividades:
A) Manutenção da base de dados
B) Implementação da melhoria contínua do desempenho
Enquanto o Benchmarking é o processo de identificação de referenciais de excelência entre dois ou mais sistemas e suas medidas de performance, o Benchmark é o referencial de excelência em si. A origem do termo Benchmark parece estar nas marcas de referência usadas nas medições topográficas e poderia ser traduzido como "ponto de referência", "termo de comparação" ou "padrão para avaliações".
Apesar do seu neologismo, "Benchmarking" é mais do que uma simples combinação de palavras - exprime toda uma filosofia. Este processo não se limita na simples identificação das melhores práticas, mas, principalmente, na sua divulgação através das diversas técnicas do Marketing. É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma empresa examina como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função semelhante. É uma ferramente de gestão muito utilizada.
Qualquer tipo de organização pode praticar o Benchmarking (pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte). E qualquer tipo de organização pode servir de Benchmark (concorrentes ou não), desde que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas. É um processo de pesquisa e aprendizagem organizacional, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva através da facilitação, estimulação e implementação de mudanças que levem a melhorias significativas nos processos e resultados. Faz uso de pontos de referências que funcionam em vez de criar algo novo a partir do zero. O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional grande junto às equipes.
Este processo é feito de duas maneiras:
1 – Identificando resultados excelentes, geralmente mensurados através de métricas ou indicadores. Tais resultados servem de estímulo para os esforços de melhoria e dão uma garantia que, através de esforços inteligentes, tais resultados poderão ser igualados.
2 – Identificando as chamadas melhores práticas que, geralmente com alguma adaptação à cultura e às peculiaridades da organização, podem servir de referência para uma mudança que leve a melhores resultados.
OS PRINCÍPIOS DO BENCHMARKING
O benchmarking não é…
- Um evento isolado
- Uma investigação que fornece respostas simples e "receitas"
- Cópia, imitação
- Rápido e fácil
O benchmarking é…
- Um processo contínuo
- Uma investigação que fornece informações valiosas
- Um processo de aprendizagem com outros
- Um trabalho intensivo, consumidor de tempo, que requer disciplina
- Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a qualquer processo
O Benchmarking não é um método aleatório de recolher informação, mas trata-se de um processo sistemático estruturado etapa a etapa, com o objetivo de avaliar os métodos de trabalho no mercado. Os outputs deste processo proporcionam às empresas comparar os seus produtos, serviços e métodos de trabalho com os das organizações representantes das melhores práticas.
O Benchmarking é um processo gerencial permanente, que requer atualização constante da coleta e análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões e de comunicações em todos os níveis da empresa. Um processo que obriga ao teste constante das ações internas em relação aos padrões externos das práticas da indústria.
O Benchmarking é um processo de descoberta e de uma experiência de aprendizagem. Exige a identificação das melhores práticas e a projeção do desempenho futuro. A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor em tudo. Então, "copiar" criativamente modelos de outras empresas significa "economizar" tempo e trabalho. Por definição, as "cópias" nunca serão iguais. Haverá sempre ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a "evolução" da idéia original.
TIPOS DE BENCHMARKING
Benchmarking competitivo
Caracteriza-se por ter como alvo específico as práticas dos concorrentes. Na prática, é o menos usual uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a facilitar dados que estão ligados diretamente com a sua atividade à concorrência. Por isso muitas vezes é necessário contratar uma consultora externa para obter informações sobre o Benchmarking Competitivo.
Benchmarking interno
A procura pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização pessoal interna. A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.
Benchmarking genérico
Ocorre quando o Benchmarking é baseado num processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido até a entrega do produto ao cliente. É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e a ser mais verdadeiras.
Benchmarking funcional
Baseado numa função específica, que pode existir ou não na própria organização e serve para trocarmos informações acerca de uma atividade bem definida como, por exemplo, a distribuição, o faturamento ou embalagem. Alguns autores vinculam o conceito de benchmarking funcional ao benchmarking genérico, pela possibilidade dos mesmos serem utilizados sem se levar em consideração a concorrência direta da organização que aprende ou patrocina o estudo e a organização "investigada".
METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÃO
O processo de implementação está dividido em cinco fases, que por sua vez, estão subdivididas em atividades e estas em tarefas. As cinco fases deste processo, são:
1- Planejamento
A) Identificação do item
B) Obtenção do apoio da Direção
C) Desenvolvimento do sistema de medida
D) Desenvolvimento do plano de coleta de informação
E) Revisão dos planos
F) Caracterização do item
2- Coleta interna de informação
A) Coleta e Análise de Informação Publicada Internamente
B) Seleção de potenciais parceiros internos
C) Caracterização do item em cada parceiro
D) Coleta Interna de Dados
E) Realização de visitas aos parceiros
3- Coleta externa de informação
Como já foi dito, as atividades constituintes desta fase são uma repetição das descritas na fase anterior, e estão divididas para efeitos de concepção em duas grandes atividade:
A) Coleta de informação publicada externamente
B) Coleta de dados externos
4- Melhoria do desempenho do item
Esta fase não é mais do que decidir quais as melhores práticas a aplicar. Sua metodologia de implementação é crítica, pois requer análises muito cuidadosas de grande quantidade de informação recolhida, bem como a interpretação dos elementos no contexto da organização. Envolve:
A) Identificação das Ações Corretivas
B) Desenvolvimento do Plano de Implementação
C) Obtenção da Aprovação da Solução
D) Implementação e Verificação da Solução
5- Melhoria contínua
Nesta altura, após terem sido alcançados os objetivos a que se propusera, a organização tem duas alternativas: direcionar os esforços para a melhoria de outro item e nada fazer pelo primeiro ou continuar a trabalhar na melhoria do desempenho do item. Quando se abandonam os esforços de melhoria contínua, o melhor que pode acontecer é que o desempenho se mantenha estável. No entanto, as organizações concorrentes poderão estar a trabalhar em melhoria contínua, o que vai provocar, num futuro próximo, um novo desvio negativo no desempenho do item. É claro que é preferível continuar os esforços de melhoria do item, e para tal deverão ser realizadas duas atividades:
A) Manutenção da base de dados
B) Implementação da melhoria contínua do desempenho
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